SISTEM INFORMASI RUMAH SAKIT (SIRS)

SISTEM INFORMASI RUMAH SAKIT

1.      Pengertian SIRS

Sistem Informasi Rumah sakit adalah suatu tatanan yang berurusan dengan pengumpulan data, pengolahan data, penyajian informasi yang dibutuhkan untuk kegiatan rumah sakit.

2.      Kedudukan Sistem Informasi Rumah sakit

Dalam industry bussines, subsistem informasi memperoleh kedudukan yang besar sejak tahun 1965, bila rumah sakit ingin mengarah pada kedudukan industry sudah selayaknya menempatkan informasi pada kedudukan yang lebih besar dan lebih penting.

Arus data informasi pada Rumah sakit digambarkan seperti berikut ini:      

3.      Jenis Sistem Informasi RS

Sistem Informasi Rumah sakit, terbagi atas 3 jenis di bawah ini yaitu:

1.      Sistem Informasi Klinik

2.      Sistem Informasi Administrasi

3.      Sistem Informasi Manajemen

Masing-masing sistem dapat dilakukan secara sendiri-sendiri atau secara bersamaan sebagai suatu kesatuan yang integral.

1)      Sistem Informasi Klinik

Meruapakn system informasi yang secara langsung untuk membantu pasien dalam hal pelayanan medis. Contohnya yaitu:

-          Sistem informasi di ICU.

-          Sistem informasi pada alat seperti CT Scan, USG.

2)      Sistem Informasi Administrasi

Yaitu sistem informasi yang membantu pelaksanaan Administrasi di rumah sakit. Contohnya:

-          Sistem informasi Administrasi.

-          Sistem informasi Billing sistem.

-          Sistem informasi Farmasi.

-          Sistem informasi penggajian.

3)      Sistem Informasi Manajemen

Merupakan sistem informasi yang membantu menajemen rumah sakit dalam pengambilan keputusan. Contohnya:

-          Sistem informasi manajemen pelayanan.

-          Sistem informasi keuangan.

-          Sistem informasi pemasaran.

4.      Manfaat SIRS

Dalam siklus manajemen di rumah sakit, hal-hal yang harus diperhatikan diantaranya adalah:

1.      Permintaan tujuan dan target.

2.      Memperhatikan kebutuhan pelayanan.

3.      Alokasi sumber daya.

4.      Pengendalian mutu pelayanan.

5.      Evaluasi program.

Kelima hal diatas saling berhubungan dan informasi akan menjadi berperan penting dalam siklus pengambilan keputusan. Untuk memenuhi kegiatan manajemen tersebut diperlukan adanya informasi, jadi informasi berperan dalam hal pengambilan keputusan.

Pengendalian Mutu Pelayanan

Evaluasi Program

Pelaksanaan Kebutuhan

Permintaan Tujuan dan Target

Alokasi Sumber Daya

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                         

Dari gambaran diatas menunjukkan informasi akan menjadi sentral untuk keputusan manajerial, berperan timbale balik artinya makin baik sistem informasi maka akan lebih baik pula keputusan yang diambil. Sebaliknya, makin buruk sistem informasi di rumah sakit maka keputusan yang duambil akan semakin buruk.

Secara lebih rinci SURS berperan dalam mendukung:

1.      Pengendalian mutu pelayanan medis.

2.      Pengendalian mutu dan penilaian produktivitas.

3.      Analisa pemanfaatan dan perkiraan kebutuhan.

4.      Perencanaan dan evaluasi program.

5.      Menyederhanakan pelayanan.

6.      Penelitian klinis.

7.      Pendidikan.

A.    SISTEM INFORMASI PEMASARAN RUMAH SAKIT

Sistem Informasi pemasaran rumah sakit adalah suatu struktur yang berlanjut, dan saling terkait dari orang, peralatan, dan prosedur yang ditujukan untuk mengumpulkan, menyaring, menganalisis, dan membagikan informasi yang spesifik, tepat waktu dan cermat untuk digunakan oleh para pengambil keputusan dibidang pemasaran dengan tujuan penyempurnaan perencanaan, pelaksanaan, dan pengendalian pemasaran. Pokok-pokoknya meliputi hal-hal seperti :

1.      Adanya sistem yang terdiri dari orang, alat, dan prosedur yang diatur sehingga merupakan struktur yang terkait.

2.      Pembuatan Informasi, yaitu kegiatan mengumpulkan data, menyaring adat yang relevan, menganalisis, mengubahnya menjadi informasi, untuk dibagikan kepada yang membutuhkan, merupakan bagian penting dari proses pemasaran, yaitu pada tahap analisis dari 6 tahap yang ada.

3.      Sistem informasi haruslah spesifik, tepat waktu, cermat.

Syarakt informasi yang baik akan menentukan kualitas informasi (quality of information) termasuk pula sifat relevan atau memang sesuai dengan kebutuhan. Akurat berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya. Tepat pda waktunya berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi karena informasi merupakan landasan di dalam pengambilan keputusan. Relevan berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakaiannya. Relevansi informasi untuk tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda.

Informasi yang berkualitas yang terkait dengan informasi pemasaran, yang berguna sebagai pedoman dalam pengambilan keputusan lebih lanjut ternyata ada 5 elemen penting. Diantaranya adalah:

a.       Dasar pemilihan dari pelanggaran yang akan dilayanani.

b.      Perlunya informasi pemasaran hasil pengumpulan data yang cocok.

c.       Strategi yang sesuai yang dapat mencapai tujuan pemasaran secara benar.

d.      Pelaksanaan operasional yang efektif, sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai.

e.       Intergrasi dari pengorganisasian pemasaran.

4.      Pemakai adalah para pengambil keputusa di  bidang pemasaran yang akan menghasilkan contoh program pemasaran.

5.      Tujuan yang akan dicapai oleh adanya sistem informasi adalah penyempurnaan perencanaan seperti perencanaan strategis atau strategi jangka panjang.

B.     SISTEM INFORMASI KEUANGAN RUMAH SAKIT

Sistem informasi keuangan rumah sakit bertujuan auntuk meringankan beban administrative, baik dari banyaknya tumpukan kertas, lamanya proses dan sulitnya perhitungan. Sistem Informasi administratif adalah sistem informasi yang berperan dalam proses administrasi. Proses administrasi disini adalah proses mencatat, perhitungan dan surat menyurat. Proses administrasi di RS biasanya meliputi:

1.      Keuangan RS, baik dari pasien dan untuk kepentingan RS.

2.      Kepegawaian.

3.      Penerimaan pasien.

4.      Administrasi umum, seperti ketatausahaan dan pengarsipan.

Sistem informasi tersebut dikembangkan untuk memperoleh kemudahan proses, mengurangi beban kerja, mengurangi jumlah kertas dan arsip, dan juga mempercepat proses.

A.    Karakteristik Sistem Informasi Administratif

Sistem Informasi Administratif mempunyai beberapa karakteristik diantanya adalah:

1.      Menangani pencatatan

Sistem informasi administrative, berusaha menangani pencatatan yang semakin rumit dan kompleks. Seperti penagihan pada pasien, karena banyaknya pelayanan, maka semakin rumit dan lama, di lain pihak, pasien butuh kecepatan.

2.      Menangani perhitungan

Seperti pada jumlah barang yang beredar di RS sangat banyak jenis dan jumlahnya. Monitoring stock obat akan jadi masalah. Maka sistem informasi akan menolong perhitungan secara cepat.

3.      Menangani pengarsipan

Adanya arsip yang bertumpuk dari kertas-kertas dapat dikurangi dengan sistem informasi administrasi ini, sehingga akan menghemat ruangan dan tempat penyimpanan.

4.      Bila dilihat diatas akan berperan secara jelas pada kegiatan yang sekarang ini banyakk melibatkan karyawan dan deretan meja serta kertas.

Akan tetapi ada yang harus diperhatikan yaitu sistem informasi administrative, bisa dikembangkan dengan komputerisasi secara baik bila sistem manualnya telah ditata dengan baik. Jadi sebelum mengembangkan komputerisasi, harus perbaiki sistem manualnya terlebih dahulu. Dalam komputerisasi administrative ada baiknya dikembangkan secara bertahap dan individual, terus kea rah Local Area Network (sistem informasi secara regional). Karena bila langsung secara integrasi akan memerlukan “memory” yang besar.

Komputerisasi tidak bisa dikembangkan secara baik tanpa pengembangan sistem manual juga terdapat keterbatasan. Keterbatasan tersebut diantaranya:

a.       Keterbatasan sistem

Sistem informasi administrative yang menggunakan computer, harus secara jelas didasari oleh manual. Jadi manualnya harus dirapihkan terlebih dahulu, baru kemudian sistem informasi komputerisasi dapatb dikembangkan.

b.      Keterbatasan perangkat sistem

Perangkat harus yang dipergunakan mempunyai keterbatasan “memory” dan kecepatan. Sehingga beban kerja harus disesuaikan, maka dianjurkan pengembangan yang bertahap.

c.       Keterbatasan perangkat lunak

Perangkat lunak yang ada banyak dibuat secara “tailor made”, yaitu sesuai dengan RS tertentu.

d.      Keterbatsan operator

Pengguna sistem harus terlatih, karena apabila salah mengisi maka akibatnya hasil yang terjadi akan salah juga. Latihlah operator yang terampil dan selalu ada cadangan petugas yang bisa menggantikan bila berhalangan. Bila hal ini tidak disiapkan maka akan terjadi kelumpuhan sistem apabila salah seorang operator berhalangan.

           

C.    APLIKASI SISTEM INFORMASI KESEHATAN PADA SISTEM INFORMASI RUMAH SAKIT.

Sitem informasi rumah sakit tidak dapat lepas kaitannya dengan sistem informasi kesehatan karena sistem ini merupakan aplikasi dari sistem informasi kesehatan itu sendiri. Untuk itu, perlu diketahui sedikit tentang sistem informasi rumah sakit yang ada di Indonesia, mulai dari rancang bangun (desain) sistem informasi rumah sakit hingga pengembangannya.

1.      Rancang Bangun (desain) Sitem Informasi Rumah Sakit

Rancang Bangun Sistem Informasi Rumah sakit (SIRS), sangat bergantung kepada jenis dari rumah sakit tersebut. Rumah sakit di Indonesia, berdasarkan kepemilikannya menjadi 2, yaitu sebagai berikut:

a.       Rumah sakit pemerintah, yang dikelola oleh:

1)      Departemen Kesehatan.

2)      Departemen Dalam Negeri.

3)      TNI.

4)      BUMN.

Sifat rumah sakit ini adala tidak mencari keuntungan (non profit).

b.      Rumah Sakit Swasta, yang dimiliki dan dikelola oleh sebuah yayasan baik yang sifatnya tidak mencari keuntungan (non profit) maupun memang mencari keuntungan (profit).

Untuk menyusun SIRS digunakan 4 pertanyaan sederhana sebagau berikut:

a.       Apa fungsi/tugas utama dari rumah sakit? Jawaban pada umumnya adalah layanan kesehatan

b.      Apa objek/sasaran dari fungsi/tugas utama rumah sakit? Jawaban pada umumnya adalah pasien?penderita.

c.       Dukungan operasional apa saja yang diperlukan oleh rumah sakit? Jawaban pada umumnya adalah tenaga kerja, keuangan dan sarana atau prasarana.

d.      Sistem apa yang dibutuhkan untuk mngelola rumah sakit tersebut? Jawaban pada umumnya adalah manajemen rumah sakit.

Berdasarkan jawaban tersbut, maka SIRS terdiri dari:

a.       Subsistem Layanan Kesehatan, yang mengelola kegiatan layanan kesehatan.

b.      Subsistem Rekam Medis, yang mengelola data pasien.

c.       Subsistem Personalia, yang mengelola data-data dan transaksi keuangan.

d.      Subsistem Sarana/Prasarana, yang mengelola sarana dan prasarana yang ada di dalam

rumah sakit tersebut, termasuk peralatan medis, persediaan obat-obatan dan bahan habis pakai lainnya.

e.       Subsistem Manajemen Rumah Sakit, yang mengelola aktivitas yang ada didalam rumah

sakit tersebut, termasuk pengelolaan data untuk perencaan jangka panjang, jangka pendek, pengambilan keputusan dan untuk layanan pihak luar.

Ke 6 subsistem tersebut diatas kemudian harus dijabarkan lagi ke dalam modul-modul yang sifatnya lebih spesifik. Subsistem Layanan Kesehatan dapat dijabarkan lebih lanjut menjadi:

1.      Modul Rawat Jalan, yang mengelola data-data dan aktivitas layanan medis rawat jalan.

2.      Modul Rawat Inap, yang mengelola data-data dan aktivitas layanan medis rawat inap.

3.      Modul Layanan Penunjang Medis, termasuk didalamnya tindakan medis, pemeriksaan laboratorium, dsb.

D.    PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI RUMAH SAKIT

Dalam melakukan pengembangan SIRS, pengembang haruslah bertumpu dalam 2 hal penting yaitu “kriteria dan kebijakan pengembangan SIRS” dan “sasaran pengembangan SIRS” tersebut. Adapun kriteria dan kebijakan yang umumnya dipergunakan dalam penyusunan spesifikasi

SIRS adalah sebagai berikut:

1.      SIRS harus dapat berperan sebagai subsistem dari Sistem Kesehatan Nasional dalam memberikan informasi yang relevan, akurat dan tepat waktu.

2.      SIRS harus mampu mengaitkan dan mengintegrasikan seluruh arus informasi dalam jajaran Rumah Sakit dalam suatu sistem yang terpadu.

3.      SIRS dapat menunjang proses pengambilan keputusan dalam proses perencanaan maupun pengambilan keputusan operasional pada berbagai tingkatan.

4.      SIRS yang dikembangkan harus dapat meningkatkan daya-guna dan hasil-guna terhadap usaha-usaha pengembangan sistem informasi rumah sakit yang telah ada maupun yang sedang dikembangkan.

5.      SIRS yang dikembangkan harus mempunyai kemampuan beradaptas terhadap perubahan dan perkembangan dimasa datang.

6.      Usaha pengembangan sistem informasi yang menyeluruh dan terpadu dengan biaya investasi yang tidak sedikit harus diimbangi pula dengan hasil dan manfaat yang berarti (rate of return) dalam waktu yang relatif singkat.

7.      SIRS yang dikembangkan harus mampu mengatasi kerugian sedini mungkin.

8.      Pentahapan pengembangan SIRS harus disesuaikan dengan keadaan masing-masing subsistem serta sesuai dengan kriteria dan prioritas.

9.      SIRS yang dikembangkan harus mudah dipergunakan oleh petugas, bahkan bagi petugas yang awam sekalipun terhadap teknologi komputer (user friendly).

10.  SIRS yang dikembangkan sedapat mungkin menekan seminimal mungkin perubahan, karena keterbatasan kemampuan pengguna SIRS di Indonesia, untuk melakukan adaptasi dengan sistem yang baru.

11.  Pengembangan diarahkan pada subsistem yang mempunyai dampak yang kuat terhadap pengembangan SIRS.

Atas dasar dari penetapan kriteria dan kebijakan pengembangan SIRS tersebut di atas, selanjutnya ditetapkan sasaran pengembangan sebagai penjabaran dari Sasaran Jangka Pendek Pengembangan SIRS, sebagai berikut:

1)      Memiliki aspek pengawasan terpadu, baik yang bersifat pemeriksaan tau pengawasan (auditable) maupun dalam hal pertanggungjawaban penggunaan dana (accountable) oleh unit-unit yang ada di lingkungan rumah sakit.

2)      Terbentuknya sistem pelaporan yang sederhana dan mudah dilaksanakan, akan tetapi cukup lengkap dan terpadu.

3)      Terbentuknya suatu sistem informasi yang dapat memberikan dukungan akan informasi yang relevan, akurat dan tepat waktu melalui dukungan data yang bersifat dinamis.

4)      Meningkatkan daya-guna dan hasil-guna seluruh unit organisasi dengan menekan pemborosan.

5)      Terjaminnya konsistensi data.

6)      Orientasi ke masa depan

7)      Pendayagunaan terhadap usaha-usaha pengembangan sistem informasi yang telah ada maupun sedang dikembangkan, agar dapat terus dikembangkan dengan mempertimbangkan integrasinya sesuai Rancangan Global SIRS.

SIRS merupakan suatu sistem informasi yang, cakupannya luas (terutama untuk rumah sakit tipe A dan B) dan mempunyai kompleksitas yang cukup tinggi. Oleh karena itu penerapan sistem yang dirancang harus dilakukan dengan memilih pentahapan yang sesuai dengan kondisi masing-masing subsistem, atas dasar kriteria dan prioritas yang ditentukan. Kesinambungan antara tahapan yang satu dengan tahapan berikutnya harus tetap terjaga. Secara garis besar tahapan pengembangan SIRS adalah sebagai berikut:

a. Penyusunan Rencana Induk Pengembangan SIRS,

b. Penyusunan Rancangan Global SIRS,

c. Penyusunan Rancangan Detail/Rinci SIRS,

d. Pembuatan Prototipe, terutama untuk aplikasi yang sangat spesifik,

e. Implementasi, dalam arti pembuatan aplikasi, pemilihan dan pengadaan perangkat keras maupun perangkat lunak pendukung.

f. Operasionalisasi dan Pemantapan.

Sistem Informasi Rumah Sakit yang berbasis komputer (Computer Based Hospital Information System) memang sangat diperlukan untuk sebuah rumah sakit dalam era globalisasi, namun untuk membangun sistem informasi yang terpadu memerlukan tenaga dan biaya yang cukup besar. Kebutuhan akan tenaga dan biaya yang besar tidak hanya dalam pengembangannya, namun juga dalam pemeliharaan SIRS maupun dalam melakukan migrasi dari sistem yang lama pada sistem yang baru. Selama manajemen rumah sakit belum

menganggap bahwa informasi adalah merupakan aset dari rumah sakit tersebut, maka kebutuhan biaya dan tenaga tersebut diatas dirasakan sebagai beban yang berat, bukan sebagai konsekuensi dari adanya kebutuhan akan informasi. Kalau informasi telah menjadi aset rumah sakit, maka beban biaya untuk pengembangan, pemeliharaan maupun migrasi SIRS sudah selayaknya masuk dalam kalkulasi biaya layanan kesehatan yang dapat diberikan oleh rumah sakit itu. Perlu disadari sepenuhnya, bahwa penggunaan teknologi informasi dapat menyebabkan ketergantungan, dalam arti sekali mengimplementasikan dan mengoperasionalkan SIRS, maka rumah sakit tersebut selamanya terpaksa harus menggunakan teknologi informasi. Hal ini disebabkan karena perubahan dari sistem yang terotomasi menjadi sistem manual merupakan kejadian yang sangat tidak menguntungkan bagi rumah sakit tersebut.

Perangkat lunak SIRS siap pakai yang tersedia di pasaran pada saat ini sebagian besar adalah perangkat lunak SIRS yang hanya mengelola sebagian sistem atau beberapa subsistem dari SIRS. Untuk dapat memilih perangkat lunak SIRS siap pakai dan perangkat keras yang akan digunakan, maka rumah sakit tersebut harus sudah memiliki rancang bangun (desain) SIRS yang sesuai dengan kondisi dan situasi rumah sakit.